Seminar-, Webinar- und Workshop-Themen
Aspekte der Zeugnissprache und -technik
Der Themenbereich „Arbeitszeugnis“ ist komplex und facettenreich.
Sprachliche, zeugnissprachliche, fremdsprachliche Aspekte sowie
zeugnistechnische und juristische Aspekte
empfehlen eine sinnvolle Strukturierung der Gesamtthematik.
Hier findest Du die verschiedenen Module, die sich wie ein Baukastensystem individuell zusammenstellen lassen.
Aufbau und Struktur
Allgemein übliche Struktur als Orientierung
-Einleitung
-Firmentext
-Laufbahn & Aufgaben
-Bewertung (Leistung & Verhalten)
Zusammenfassende Beurteilung
-Zeugnisgrund
-Schlussakkord
-Unterschriften
Fragen:
-Wie wird das im Einzelnen gemacht?
-Wie wird die hier zu beurteilende Person optimal visualisiert?
Prozess der Zeugniserstellung
Zeugnisgrund ist…?
Anstoßen der Erstellung durch zbP (zu beurteilende Person), deren Führungskraft, oder der HR-Abteilung
Führungskraft (ggf. in Abstimmung mit zbP) füllt Beurteilungsbogen (BB) aus
HR ergänzt BB
Zeugnis wird erstellt, signiert und ausgehändigt
Fragen:
– Was lässt sich optimieren?
Einleitung, Firmentext und Schlussakkord
…für welche Zeugnisart?
Die Einleitung
– Name
– Jobtitel
– Abteilung/Bereich
– Beurteilungszeitraum
Der Firmentext als Grundlage für die Aufgabenbeschreibung
Der Schlussakkord als Ausdruck der Wertschätzung der Firma für dzbP
Fragen:
– Was muss, kann, darf und sollte wie drinstehen?
Zeugnisarten
Einfaches & Qualifiziertes Zeugnis, Endzeugnis, Dienstzeugnis, Zwischenzeugnis, Praktikumszeugnis, Ausbildungszeugnis…
Referenzschreiben
Aspekte:
– Bedeutung & Hintergründe
– Besonderheiten & Unterschiede
Protagonisten Hand in Hand
Protagonoisten der Zeugniserstellung sind:
– zu beurteilende Person (zbP)
– Führungskraft
– Beurteilungsbogen (BB)
ODER
– Software-Tool
– HR Business Partner (HRBP)
– Person, die das Zeugnis schreibt
Frage:
– Wie ist das Zusammenspiel der Protagonisten für einen optimalen Prozesslauf?
Laufbahn und Aufgabenbeschreibung
…für welche Zeugnisart?
Im Endzeugnis anders als im Zwischenzeugnis, im Praktikumszeugnis anders als im Ausbildungszeugnis
Fragen:
– Welche Unterschiede?
– Wie werden Laufbahn und Aufgaben dargestellt, damit beim Lesen ein Kopfkino anspringt?
Rechtliche Grundlagen
Der Rechtsanspruch auf ein Zeugnis ist durch Gesetz geregelt.
Ist in D/A/CH zwar ähnlich, es gibt aber doch Unterschiede.
Fragen:
– Was ist gleich, was ist anders?
– Was sind die wichtigsten Aspekte, Unterschiede, Fristen etc.
– Worauf sollte die zeugnisschreibende Person besonders achten?
Beim Outsourcing rechtliche Aspekte beachten
Eine Firma, die ihre Zeugnisse von Externen schreiben lassen möchte, sollte juristische Aspekte berücksichtigen.
Fragen und Aspekte:
– Ist das DSGVO-konform?
– Wer sollte in die Entscheidungsfindung involviert sein (Datenschutz-beauftragter,
Betriebsrat…)?
– Wird ein AV-Vertrag benötigt?
Notenspiegel im Zeugnis
Ausgehend vom Gesamteindruck bis hin zu einer differenzierten Betrachtung der Bewertung der einzelnen Beurteilungs-kriterien
Fragen:
– Wie viele Noten brauchen wir im Zeugnis?
– Wie kann man diese Noten zum Ausdruck bringen bzw. wie erkennt man die?
Bewertung von Leistung und Verhalten
Die zu beurteilenden Kriterien sind:
o Beurteilung der Leistung
– Leistungsbereitschaft
– Arbeitsbefähigung
– Belastbarkeit
– Fachwissen
– Weiterbildungs-bereitschaft
– Arbeitsweise
– Arbeitsqualität
– Arberfolg quantitativ
– Zielerfüllung
– ggf. Leadership Skills
o Beurteilung des Verhaltens
– zu Internen
– zu Externen
– ganz allgemein
o Zusammenfassende Beurteilung
Fragen und Aspekte:
– Welche Reihenfolge?
– Wohlwollen und Wahrheit?
– Glaubwürdigkeit?
– Pauschale Note oder differenzierte Bewertung?
Bewertungskriterien und Vollständigkeit
Die Vollständigkeit des Zeugnisses, d.h. die Berücksichtigung ALLER Bewertungskriterien im Zeugnis ist für sich genommen bereits ein wichtiges Beurteilungskriterium.
Fragen und Aspekte:
– Und was ist, wenn das Zeugnis „nicht“ vollständig ist?
– Was ist diesbezüglich bei der Anwendung von sogenannten Zeugnisgeneratoren zu beachten?
– Unterschiede in der Bedeutung und Gewichtung des Kriteriums Vollständigkeit in D, A und CH
Outsourcing ja, aber WAS genau und WIE
Eine Firma, die den Zeugnisprozess outsourcen will, steht vor der Entscheidung, wieviel letztendlich vom externen Dienstleister übernommen werden soll.
Fragen:
– Traditionelle Erstellung oder Software-gesteuerter Workflow?
– Zeugnisvorbereitung mit Zugriff auf Personalakte intern oder extern?
– Externer Dienstleister inhouse oder remote?
– Lektorat intern oder extern?
– Weitgehend druckfertig oder Entwurf?
– etc…
Beurteilungsbogen, Checkliste
Stellenwert im Prozess:
Wichtigstes Tool als Schnittstelle zwischen Führungskraft, HR-Abteilung und Zeugnis-schreiber/in
Anforderungen:
Ausgeklügelt durchdacht,
schlüssig strukturiert,
flüssig und intuitiv bearbeitbar
Aufgabe des BB:
Transport-medium des „Bildes der zu beurteilenden Person in deren Job“ von der Führungskraft hin zum/zur Zeugnis-schreiber/in
Fragen:
– Was muss da rein?
– Wie soll der BB aufgebaut werden?
– Durch welche Hände soll der BB gehen?
– Wie wird dieses Tool in den Zeugnisgeneratoren dargestellt und gehändelt?
Zeugnissprache und Zeugnistechnik
Ein deutschsprachiges Alleinstellungsmerkmal! Eine ausgefeilte Zeugnissprache und Zeugnistechnik gibt es derart detailliert und reglementiert nur in duetschsprachigen Ländern – DACH
Diese Sprache und Technik entwickelte sich über viele Jahrzehnte, Staatsformen und Staatsgrenzen hinweg.
Die Entwicklung ist nicht abgeschlossen…
Fragen:
– Was sind die typischen Merkmale, Prinzipien und Werte?
– Wo geht die Reise hin?
– Was passiert vor dem Hintergrund der Globalisierung?
Textbausteine
Kein/e Zeugnis-schreiber/in kommt an den Textbausteinen vorbei.
Es ist möglich, Zeugnisse ohne das Heranziehen von Textbausteinen frei zu formulieren.
Aber: Ohne die Kenntnis von Textbausteinen ist das Erlernen der Zeugnissprache und Zeugnistechnik heutzutage eigentlich nicht vorstellbar.
Fragen und Aspekte:
– Was können Textbausteine?
– Was können sie nicht?
– Wo kommen sie her?
– Entwickeln sie sich weiter?
– Unterschiede in D/A/CH?
Böse Zeugnis-Codes und Abwertungstechniken
Diesem komplexen Thema widmen wir ein eigenes Modul.
Einige der Fragen und Aspekte:
– Welche Abwertungs-techniken sind bekannt?
– Welche sind häufig?
– Welche sterben aus – und warum?
– Was heißt „wohlwollend“ wirklich?
– Wie kann man wachsam werden und bleiben, um nicht unbeabsichtigt böse Codes zu formulieren?
– etc.
Zeugnisse gemäß DACH-Recht in Englisch?
Stichworte:
– Neu seit der Jahrhundertwende
– Dynamische Entwicklung
– Rechtsprechung aktuell: Viele Einzelfälle, wenig Höchstrichterliches
Fragen:
– Was empfehle ich meinen Kunden?
– …allgemein und im speziellen Fall?
– Wie vermeide ich Rechts-unsicherheit?
Zeugnisse als Kurz-biographien und Zeugnis-schreiber als Ghost Writer
Diese grundsätzliche Herangehensweise ist eines der wesentlichen Erfolgsrezept für die Schaffung wirklich aussagekräftiger und visualisierender Zeugnisse.
Fragen und Aspekte:
– Wie gehe ich an diese Aufgabe heran?
– Was brauche ich dafür?
Visualisierende Checkliste
Das Key-Tool im erfolgreichen Zeugniserstellungsprozess, ob intern oder outgesourcet: Der Erfolg des Prozesses hängt wesentlich von der Qualität des Beurteilungsbogens (BB) ab.
Aussagekräftiger BB ist Grundvoraussetzung für ein aussagekräftiges Zeugnis!
Fragen:
– Wie implementiert man den?
– Wen muss man gewinnen?
– Wodurch wird das Kopfkino gefördert, das wir bei den zukünftig Lesenden des Zeugnisses erzeugen wollen?
Textbaustein vs. freies Formulieren
Schwer vorstellbar, durch die Aneinanderreihung von Textbausteinen eine Visualisierung zu erzeugen…
…das Bild der zu beurteilenden Person in deren Job ist auf diese Weise wohl kaum zu vermitteln.
Fragen:
– Was sollte man/frau/dey „drauf haben“, um sich an das freie Formulieren von Zeugnissen heranzutrauen?
– Wie kommt man da am besten hin?
– Kann man/frau/dey sich (wenigstens vorübergehend) irgendwie doch an Textbausteinen orientieren?
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Geheimwaffe Kopfkino
Entscheidender Aspekt für die Frage, ob ein Zeugnis lesenswert ist oder nicht.
Fragen:
– Wie mache ich das?
– Wie und was schreibe ich in und zwischen die Zeilen?
Sätze übersetzen oder Bilder...
Anspruch:
– Das selbe Kopfkino beim deutsch-sprachigen wie beim englisch-sprachigen Lesendenkreis
Fragen?
– Wen und was brauche ich dafür?